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인수인계(引受引繼) 노하우
떠난 자리도 아름답게! 인수인계(引受引繼) 노하우
회사생활을 하다 보면 인사이동으로 인한 업무 전환, 장기간 휴가나 퇴사 등으로 인한 업무 공백이 발생할 때가 있습니다. 업무 인수인계는 업무 전환이나 공백으로 인한 손실을 줄이고 회사를 효율적으로 운영하기 위해 존재하는 절차인데요. 만약 퇴사나 부서 이동이 결정되었다면 첫인상만큼이나 중요한 마지막 인상에 신경써야 합니다. 특히 최근 지원자의 이전 직장에서의 근무 실적이나 성격 등을 확인하는 평판 조회(Reference check)를 하는 기업들이 는다고 하니 더욱 그렇지요. 그렇다면 떠난 자리도 아름다운 인수인계의 방법은 무엇인지 알아봅니다.
인수인계서, 이렇게 작성하세요!
‘인수인계서’는 퇴사하거나 부서를 이동하는 경우 후임자에게 업무를 넘길 때 작성하는 문서입니다. 업무인계자는 인수자가 알아두어야 할 업무의 내용과 진행상황, 필요한 문서 등을 정확하게 누락 없이 작성하여 업무가 원활하게 진행될 수 있게 해야 합니다.
- 인수인계자
업무를 인수인계하는 당사자의 소속·직위·성명을 기록합니다. - 인계 사유
업무를 인계하는 사유를 명확하게 기입합니다. 사유에는 전근, 면직, 휴직, 직제개편, 업무분장의 변경, 장기 출장(휴가) 등이 있을 수 있습니다. - 비품 보유현황
관리하고 있는 비품의 명칭과 수량을 기재하고, 인수자의 확인을 거쳐 인계·반납·폐기 여부를 결정한 후 비품대장에 반영합니다. - 회사인계 증명서
인수인계가 필요한 각종 증명서, 계약서 등 인수자가 알아두어야 할 문서를 정리해 기록합니다. - 담당직무
담당하고 있는 직무의 내용과 중점관리사항을 기재하고, 직무의 개요와 업무수행 절차가 기록된 별도의 직무기술서를 첨부하는 것이 좋습니다. - 현재 진행 및 미결 사항
현재 진행 중인 업무의 내용과 중점관리항목, 미결사항을 정리한 후 인수자에게 전달할 서류를 꼼꼼하게 정리하고 기록해 업무에 차질이 없도록 합니다. - 향후 추진계획
인계자가 세웠던 업무의 추진계획을 인수자가 계속해서 진행할 수 있도록 세부적인 업무 스케줄을 적습니다. - 사외 관계회사
관계 회사명(상호), 담당자, 연락처, 관련업무 등 사외 관계회사를 기재해 업무가 원활하게 진행될 수 있도록 합니다.
인수인계 시 주의사항
일을 전달받는다는 의미의 ‘인수’와 일을 전달한다는 의미의 ‘인계’를 통틀어 보통 ‘인수인계’라는 하나의 단어로 사용합니다. 세상에는 수많은 업종과 회사가 존재하는 만큼 인수인계의 방법도 참으로 다양하겠지요. 그래서 인계자와 인수자가 존재하는 한 어디서나 통용될 법한 인수인계 시 주의사항을 모아봤습니다.
업무인계자라면?
- 인수인계 시점 확보하기
만약 후임자가 정해지지 않았더라도 최소한 퇴사 1주 전까지 모든 인수인계 자료를 준비하고 매뉴얼화된 인수인계를 마쳐놓는다. - 평소 업무내용 매뉴얼화해 인수인계 대비하기
짧은 시간에 업무내용을 매뉴얼화하려면 누락이 발생하기 쉽다. 평소 자신의 업무를 일간, 주간, 월간으로 정리해 대비해두면 좋다. - 업무 매뉴얼 이외 추가정보 남기기
단순한 업무기술서나 직무기술서 외에 후임자에게 유용할 자료를 추가로 전달한다. 실제 업무상 이례적 케이스, 실수의 케이스 등. - 상사에게도 인수인계 내용 설명하기
상사도 인수인계 주체 중 한 사람이다. 상급자에게 인수인계 내용을 설명하고 이메일로 보낸 뒤 삼자대면을 통해 보고의 시간을 갖는 것도 좋다.
업무인수자라면?
- 적극적인 태도로 인수인계 하기
퇴사나 이동이 예정된 인계자는 새로운 회사나 업무에 관심이 집중될 수밖에 없다. 인수자가 적극적인 자세로 최대한 빠른 시간 내에 업무를 숙지하는 게 좋다. - 인간관계에 대한 인수인계도 하기
함께 근무하게 될 상사, 동료 등 업무상 주변인에 대한 정보를 직접 물어보고 인수인계 받는다. 선입견을 갖기 위해서가 아니라 효율적인 업무 진행을 위해서다.
