회의, 끝날 때까지 끝난 게 아니다!
똑똑한 회의록으로 핵심만 공유하는 법

회의록에는 어떤 걸 적어야 하지?

회의록 다운 회의록을 쓰기 위해선 먼저 ‘기본’을 지켜야 합니다. 필수 내용이 누락되지 않도록 다음의 내용을 꼭 포함하여 작성해 보세요. 첫째는 ‘일시/장소/참석자’입니다. 너무 당연한 내용이지만, 혹여라도 빠뜨리게 된다면 추후 혼동이 생길 수 있기 때문에 제일 먼저 정리해두고 시작하는 것이 좋습니다. 특히 참석자의 경우 본래 참석해야 하는 대상자와, 실제 참석한 인원을 비교해 기록하면 적시 적소에 활용(회의록 공유, 책임 명시 등)할 수 있습니다.

둘째는 ‘회의 주제’입니다. 프로젝트 진행이나 이슈 해결 등 특정 안건이 부각되는 경우뿐 아니라, 월간회의와 주간회의 등 정기적으로 열리는 회의 또한 주제를 꼭 기록해야 해요. 어떤 주제의 이야기들이 오갔는지 하이라이트를 중심으로 분류하면 회의록을 훨씬 명료하게 구성할 수 있습니다.

다음은 ‘회의 결과’입니다. 모든 회의의 말미에는 회의를 통해 결정된 사항들이 분명히 거론되기 마련인데요. 기존의 업무 진행 방향에서 변화된 부분이나, 새롭게 등장한 과제는 목록화하여 따로 기재해두면 큰 도움이 됩니다. 업무별 책임자와 담당자, 완료 기한, 과업 특이사항이 보기 좋게 정리돼 있으면 혼선 없이 바로 일에 집중할 수 있죠.

종류도 다양한 회의록의 몰랐던 세계

조직의 특성에 따라, 작성자의 개성에 따라 회의록의 양식은 천차만별이지만, 회의의 성격에 맞춰 회의록을 다음과 같은 3가지 유형으로 구분하기도 합니다. 우선 ‘목표도출형 회의록’이 있습니다. 하나의 큰 주제를 설정한 이후에 필요성 ▶ 문제점 ▶ 의견 ▶ 실행 총 4단계의 과정을 거치는 것이 특징인데요. 새로운 목표를 세우거나 목표 달성 방안을 구상할 때 효율적인 회의록 유형입니다.

다음으로는 ‘반대 의견 제시형 회의록’이 있습니다. 다수결의 원칙에 따라 의사 결정되는 경우에 활용하기 좋은 유형으로서, 상반된 의견을 한눈에 비교할 수 있어요. 다수의 의견에 바로 휩쓸리지 않고 소수의 반대 의견을 계속 동등한 비중으로 바라봄으로써 균형 잡힌 타협점을 찾을 확률이 높아지게 됩니다.

마지막 유형은 ‘우선순위 결론형 회의록’입니다. 회의가 마무리된 뒤에도 어떤 업무를 먼저 해야 할지, 중요시해야 할지 감을 잡기 어려울 때가 있는데요. 그럴 때 이 유형을 활용하면 고민 없이 우선순위를 바로 실행할 수 있습니다. ‘시급함’과 ‘중요함’을 기준으로 업무를 4개의 영역으로 나누는 방법인데요. 막연히 짐작하는 게 아니라 1순위(시급하고 중요한 일), 2순위(중요하지만 시급하지 않은 일), 3순위(시급하지만 중요하지 않은 일), 4순위(시급하지도 중요하지도 않은 일)의 업무를 명확히 분류함으로써 업무에 투입해야 할 시간과 노력을 효율적으로 분배할 수 있습니다.

회의록 작성을 위한 실전 조언

회의 도중에는 쏟아지는 말들을 모두 일렬로 줄 세우는 게 아니라 ‘선택과 집중’에 유념해야 합니다. 듣는 동시에 바로 틀을 짜고 정리하는 게 쉬운 일은 아니지만 여러 번 경험으로 숙달하고 나면 회의의 줄기(주제)와, 열매 같은 아이디어들을 주렁주렁 연결하고 있는 자신을 발견하게 될 거예요.

또한 회의록은 회의에 참석하지 않은 사람이 봐도 한 번에 이해할 수 있도록 쉽게 작성해야 합니다. 우선 오탈자와 띄어쓰기 검토는 기본인데요. 직종별 전문용어의 경우 숫자 하나, 글자 하나로 큰 혼선이 생길 수도 있으니 반복 점검해야 합니다. 이외에도 여러 개로 나열된 사항을 표로 분명히 구분하면 전달력이 높아지고, 핵심 문장을 눈에 띄게 강조하면 업무 소통 시 큰 도움이 됩니다.