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직장인 생활백서!
한 번에 결재받는 보고서를 위한 비법!
직장인 생활백서!
한 번에 결재받는 보고서를 위한 비법!
직장을 다니는 사람이라면 누구나 보고서를 써본 적 있을 거예요. 보고서에 따라 정해진 형식이 있기도 하지만, 그렇지 않은 경우도 종종 있어요. 백지상태에서 쓰려고 하면 무엇을 써야 할지 막막하기도 하고, 애써 작성해서 제출해도 결재받는 과정에서 수정해야 할 것들이 생기는 등 어려운 부분이 한두 가지가 아닙니다. 때문에 보고서 작성으로 스트레스를 받는 직장인들도 많다고도 하지요. 그래서 준비했습니다. 한 번에 결재받는 보고서 작성을 위한 방법!
제로드래프트, 가장 먼저 하세요! 꼭 하세요!
제로드래프트란 초안 작성 전의 단계를 의미하는데요. 경영학자 피터 드러커가 <프로페셔널의 조건>이란 저서에서 제시한 방법입니다. 초안 작성 전에 내가 무엇을 쓰고자 하는지 전체적인 틀을 잡는 과정이에요. 특별한 양식이 있는 것은 아닙니다. 메모지와 펜을 준비하고 ①보고서의 목적 ②보고 기한 ③보고 대상 ④보고서의 주요 내용 ④보고서의 구조를 정리합니다. 제로드래프트로 내가 쓰고자 하는 보고서의 성격은 무엇인지, 이 보고서로 무엇을 전달하고자 하는지 명확하게 정리할 수 있습니다.보고서를 쓸 때 자주 하는 실수가 바로 계획했던 방향에서 벗어나는 것입니다. 그 이유가 바로 목적을 명확하게 정리하지 않고 자료조사부터 먼저 시작하기 때문입니다. 목적이 명확하지 않은 채 자료를 찾다 보면 자료에 매몰되어 목적을 잃어버리거나 논리를 벗어난 보고서가 되기 쉽습니다. 과정에서 실수가 발생하곤 합니다. 제로드래프트는 자료의 영향을 받지 않고 목적 설정을 가장 분명하게 할 수 있는 단계예요. 제로드래프트를 충분히 정리하면 논지를 벗어난 보고서를 수정하는 불상사를 방지할 수 있습니다.
자료조사가 아닌 자료분석
초안 작성 과정을 거치며 보고서의 기반을 정비했다면 다음은 내실을 다져야 합니다. 탄탄한 보고서의 기본은 충분한 자료조사에 있습니다. 우리는 트렌드를 살피고, 시장이 어떻게 변화하고 있는지 흐름을 파악하고 각종 통계나 참고문헌을 통해 필요한 자료를 수집하지요. 많은 자료를 모을수록 정보의 양도 많고 시장 상황이나 앞으로 할애할 과업의 파급효과에 대한 예측도 가능합니다. 때문에 자료조사에 많은 시간을 할애하게 되는데요. 하지만 자료조사는 분석을 위한 선행 단계에 불과합니다. 물론 정확하고 유용한 자료가 있어야 제대로 된 분석이 이루어지는 것이니, 자료조사 역시도 중요한 단계입니다. 하지만 보고서는 수집된 자료를 나열하는 것이 아니라 작성자의 관점에서 자료를 분석하고 도출해 낸 결론을 담아야 합니다. 많은 양의 자료를 조사하기보다는 보고서의 목적에 맞는 자료를 수집해 분석해야 하죠. 이렇게 조사하고 분석한 것을 핵심 문장으로 만들어 간결하게 담으면 됩니다.
겁먹지 말고 차근차근
누구나 처음은 어렵습니다. 작성한 보고서를 결재받을 때마다 잘못된 항목은 없는지 걱정되기 마련이에요. 사실 업무 과정에서 이루어지는 의사소통은 대부분 보고입니다. 보고를 잘할수록 효율적인 업무가 가능해져요. 겁먹지 말고 우리가 대화하는 것처럼 종이 위에서의 대회를 시도해 보세요. 하나씩 차근차근 짚어가다 보면 어느새 완성되어 있는 보고서를 발견할 수 있을 거예요.보고서는 4종류로 통합니다
보고서의 종류로 가장 많이 사용되는 유형은 크게 4가지입니다. 각자의 특성을 알아두면 내가 써야 할 보고서에 따라 4가지 중 하나를 적용할 수 있습니다.- 결재 보고서: 가장 일반적으로 작성하는 양식입니다. 대부분의 기업이 자사 양식을 사용하기 때문에 기존 양식에 맞춰 간단하게 작성하면 됩니다. 이전 담당자의 결재문서를 살펴보고 참고하는 것도 좋은 방법입니다.
- 업무 보고서: 일일 업무나 주간 업무, 월간 업무 각 단위의 업무 상황과 더불어 진행 과정, 결과를 정리해 보고할 때 쓰는 양식이에요. 업무 개요, 진행 상황, 향후 일정이 드러나야 합니다. 문장으로 이어쓰기보다는 개조식으로 요점을 정리하면 좋습니다.
- 상황 보고서(자료조사): 특정한 목적을 두고 자료조사를 진행한 결과를 정리해 보고하는 것입니다. 이때는 핵심만을 정리하거나 요약본을 만들 것을 권장합니다. 우리의 상사는 내용을 모두 살펴볼 여유가 많지 않은 경우가 많으니 자료조사의 목적에 따른 결과를 요약본으로 정리하고 필요시 보다 세부적인 내용을 확인할 수 있도록 합니다.
- 종합 보고서(조사+솔루션): 자료조사를 토대로 자신의 의견이나 해결 방안을 추가하여 작성하는 보고서입니다. 조사를 통해 얻은 자료와 작성자가 제안하는 해결 방안이 유기적으로 구성되어 있으면 의사결정자가 참고할 때 유익합니다. 이때도 요약본을 만들어 첨부하는 것이 좋습니다.
