누구나 24시간을 온전하게 활용하고 싶어 하지만,
열심히만 한다고 해서 이를 실현할 수 있는 건 아니다.
‘타임 블로킹(Time Blocking)’은 나도 모르게
새어 나가던 시간과 집중력을 되찾을 수 있는
스케줄 관리법으로, 업무 효율성 극대화를 추구하는
이들의 큰 사랑을 받고 있다.
글. 강진우
타임 블로킹(Time Blocking)은 이름 그대로 일과 시간을 몇 개의 블록(구역)으로 나누고, 각 블록마다 특정 업무를 배정해 집중 수행하는 시간 관리법이다. 이 방법은 많은 성공한 사업가와 생산성 전문가들이 애용하는 기법으로도 알려져 있다. 정해진 시간 동안 한 가지 일에만 몰입하는 방식이다 보니 집중력을 향상시킬 수 있으며, 불필요한 일들로 인한 시간 낭비를 줄일 수 있다. 이렇게 하면 업무 효율성이 극대화됨은 물론, 자연스럽게 전체 업무 시간도 줄일 수 있어 스트레스 경감에도 도움이 된다.
몇 가지 규칙만 잘 지키면 타임 블로킹을 나의 일과에 제대로 이식할 수 있다. 첫째, 일의 우선순위를 정하는 것이다. 일과 동안 해야 할 일을 나열하면 급하게 처리해야 할 일, 반드시 특정 시간에만 할 수 있는 일, 중요하지만 마감 기한이 여유로운 일 등으로 업무를 구분할 수 있다.
업무를 중요도에 따라 정리했다면 이를 바탕으로 업무 블록을 설정하고 해당 시간에는 오직 그 일만 집중하면 되는데, 이를 위해 거쳐야 할 과정이 있으니 바로 업무 방해 요소를 제거하는 것이다. 예를 들어 보고서 작성 시간에 이메일·SNS·메신저 등의 알람을 꺼놓고 불필요한 미팅을 잡지 않는 등의 노력을 한다면 한층 내실 있는 보고서를 작성할 수 있다.
일하다 보면 정해 놓은 일정에 변동이 생기기 마련인데, 이럴 때는 스트레스를 받을 필요가 없다. 어차피 업무별 시간 블록이 정해져 있으므로, 해당 시간을 상황에 따라 앞뒤로 조정하면 그만이다. 이런 과정을 지속적으로 거치면서 일과를 리뷰하다 보면 어느새 나만의 타임 블로킹 노하우가 켜켜이 쌓일 것이고, 하루를 더욱 알차게 보낼 수 있을 것이다.
일정 관리 웹 서비스이자 모바일 앱이다. PC·태블릿PC·스마트폰 등을 통해 구글 캘린더를 작성하면 구글 계정에 로그인돼 있는 모든 IT 기기에 일정이 동기화되므로 주요 업무를 빠짐없이 체크하고 수행할 수 있다. 업무 형태나 중요도 등 사용자의 상황에 따라 일정의 색상을 설정할 수 있어 더욱 편리하다.
보다 직관적으로 타임 블로킹을 수행하고 싶다면 타이머 기능이 특화된 타이머 시계를 구입해 활용하는 것도 좋다. 요즘에는 5·10·25·30·50분 등 별도의 설정 과정 없이 원하는 시간을 한 번의 동작만으로 실행하는 기능이 탑재된 타이머 시계가 다수 출시되고 있으니, 취향에 맞는 제품을 골라 사용하면 도움이 될 것이다.
집중 업무 시간에는 불필요한 외부 자극을 차단하는 게 중요하다. 팀과 동료들의 이해를 구할 수 있고 소통에 방해가 되지 않는 선에서 노이즈 캔슬링 이어폰을 활용한다면 업무 몰입도 향상에 큰 도움이 될 수 있다. 여러 사정으로 이어폰이 부담스럽다면 스펀지 귀마개를 활용하는 것도 하나의 방법이다.