☎ 벨이 세 번 이상 울리면 안 돼요  

전화를 걸었는데, 하염없이 벨소리만 들린다면 이것 참 답답한 일이 아닐 수 없습니다.
회사에 걸려온 전화는 벨이 세 번 이상 울리기 전에 받는 것이 좋은데요.  부재중인 동료에게 걸려온 전화 역시 벨이 세 번 이상 울리지 않도록 신속하게 당겨 받는 것이 좋겠죠? 
만약 여러 번 울린 후 전화를 받게 됐다면, “늦게 받아서 죄송합니다”라고 말하며 예의를 갖춰주세요.  대답 없는 메아리처럼 벨소리만 듣고 있었을 상대방이 호의를 갖게 되는 아주 사소한 계기가 될 수 있습니다.  

☎ 목소리는 밝게, 자신있게!    

같은 “안녕하세요”도 어떻게 말하느냐에 따라 뉘앙스가 천차만별로 달라지죠? 
얼굴을 모르는 상태에서 하게 되는 전화통화는 회사의 이미지와 직결됩니다.  아무리 짜증나는 일이 있더라도 걸려온 전화는 ‘생기 있게’ 받아주세요.
걸려온 전화를 받았을 때 가장 먼저 해야 할 일은 간단한 인사말과 함께 자신의 소속과 이름을 밟히는 겁니다.  아래 예시 처럼요! 이 정도는 모두 잘 지키고 계시죠? 

☎ 포스트잇과 펜, 챙기셨나요?   

전화로 업무요청을 받았는데 요청받은 업무를 잊어버렸던 경험, 다들 한 번쯤 잊으시죠?
통화 종료 후, 원래 하던 업무로 복귀하면서 벌어지는 상황들인데요.
사소한 업무요청이라면 뒤늦게라도 해결할 수 있지만, 중요한 업무요청을 놓친 것이라면 난감하기 이를 데 없습니다.  이런 상황을 피하기 위해선 반드시 메모지와 필기도구를 준비해 기록할 수 있도록 해야 하는데요.  상대방의 소속, 이름, 숫자, 시간, 기한 등은 필수로 적어둬야 실수가 없답니다.  중요한 내용이라면 전화를 끊기 전 기록 사항이 맞는지 상대방에게 확인하는 것이 안전하겠죠?     

☎ 수화기는 상대방이 전화를 끊은 후 내려놔요     

회사로 전화가 걸려오는 경우도 많지만, 반대로 내가 전화를 걸어야 할 때도 많죠?
전화를 걸 때도 받을 때와 마찬가지로 자신의 소속과 성함을 먼저 밝혀주세요.  간혹 자신의 소개를 건너뛰고 “OO대리님 계세요?”라고 용건부터 말하는 경우가 있는데요.  전화를 받은 상대방은 굉장히 무례하게 느낄 수 있답니다. 만약 통화할 상대가 아닌 다른 사람이 전화를 받았다면  이렇게 말해주세요.    

참고로, 통화할 상대의 부재로 대신 전화를 받은 사람에게 메모를 부탁할 때는 자신의 성함과 소속,  연락처를 꼭 알려주셔야 해요! 

☎ 휴대전화는 늘 소지하세요    

직장생활을 하다보면 사무실에 비치된 전화뿐 아니라 개인 휴대전화로도 연락이 오는 경우가 많습니다.  휴대전화로 업무전화가 자주 걸려오는 편이라면 화장실에 잠깐 다녀오는 경우라도 늘 지니고 다녀주세요.  책상에 올려둔 휴대전화 진동이 동료들에게 큰 소음으로 다가갈 수 있으니 말입니다.
만약 회의 중 휴대전화로 업무전화가 걸려온 경우라면 양해를 구한 뒤 통화하고,  전화를 받지 못하는 경우라면 즉시 회신할 수 있도록 합니다. 사적인 통화라면 당연히 사무실 밖에서 해야 하겠죠?